Indemnités de dépenses liées au travail

Le 9 juillet dernier, un nouveau règlement concernant l’indemnité de dépenses liées au travail est entré en vigueur en application de l’article 238.1 du Code canadien du travail. Ainsi, afin de clarifier cette obligation, le gouvernement a créé un nouveau document intitulé : Interprétation, Politique et Guide (IPG-120) du travail fédéral. Indemnité de dépenses liées au travail – IPG-120 - Canada.ca

L’indemnité de dépenses liées au travail exige que les employeurs remboursent les employés :

• pour les dépenses raisonnables liées au travail que les employés ont payées de leur poche; et
• dans des délais précis.

Une dépense doit être remboursée par l’employeur lorsque tous les critères d'admissibilité sont satisfaits. Les faits de chaque situation doivent être soigneusement examinés lorsqu’il s’agit de déterminer si une dépense doit être remboursée par l’employeur.

Ainsi, pour être admissible au remboursement, une dépense doit répondre aux quatre critères d’admissibilité suivants :

i. L’employé n’est pas tenu de payer la dépense conformément à une entente écrite ou une convention collective;

ii. L’employé doit avoir payé la dépense de sa poche;

iii. La dépense doit être liée au travail; et 

iv. Elle doit être raisonnable.

 

1- L’employé n’est pas tenu de payer la dépense 

Un employé non syndiqué n’aura pas droit au remboursement d’une dépense si une entente écrite exige que l’employé paie la dépense. Par exemple, si une entente écrite précise que l’employé est responsable du coût de remplacement des uniformes perdus, l’employeur ne sera pas tenu de rembourser cette dépense à l’employé. 

Dans le cas des employés syndiqués, un employé sera responsable du paiement d’une dépense lorsqu’une entente ou une convention collective applicable conclue entre lui et son employeur le prévoit. Par exemple, la convention collective peut exiger que l’employé paie les frais d’examen de la vue pour obtenir des lunettes de sécurité qui doivent être portées au travail. 

En l’absence d’une entente ou d’une convention collective prévoyant le paiement de la dépense par l’employé, l’employeur pourrait être responsable du remboursement de la dépense engagée.

 

2-  La dépense est payée de la poche de l’employé

On attend par « de sa poche », les dépenses qu’un employé paie avec son propre argent pour le compte de son employeur. 

Lorsqu’un employé paie avec son propre argent (par exemple avec sa carte de crédit personnelle), la dépense est admissible au remboursement.

Ainsi, lorsqu’un employé ne paie pas avec son propre argent, la dépense n'est pas admissible au remboursement. Par exemple, la dépense est payée avec une :

• Allocation versée à l’employé;
• Avance de fonds;
• Carte de crédit d'entreprise/de société appartenant à l’employeur;
• Carte d'achat d’entreprise/de société appartenant à l’employeur; ou
• Carte de carburant appartenant à l’employeur.

 

3- La dépense est liée au travail

Pour être admissible à un remboursement, une dépense doit être liée au travail.

Le Règlement du Canada sur les normes du travail (Règlement) énumère 5 facteurs à considérer pour déterminer si une dépense est liée au travail.

Facteurs à considérer :

1. Si la dépense est liée à l'exécution du travail de l'employé;
2. Si la dépense permet à l'employé d'exécuter son travail;
3. Si la dépense est exigée par l'employeur comme une condition d'emploi ou de maintien de l'emploi;
4. Si la dépense satisfait à une exigence du travail de l'employé imposée par une norme de santé ou de sécurité au travail;
5. Si la dépense est engagée dans un but professionnel légitime et non pour un usage ou un plaisir personnel.

 

4- La dépense est raisonnable

Pour être admissible à un remboursement, une dépense doit être raisonnable.

Le Règlement énumère 8 facteurs à considérer pour déterminer si une dépense est raisonnable, voici certains d’entre eux :

• Si la dépense est supérieure au montant nécessaire pour l’exécution du travail. Les dépenses qui dépassent le montant nécessaire pour l’exécution du travail sont moins susceptibles d'être raisonnables. Par exemple, la politique de voyage d'un employeur autorise la classe économique, mais l'employé opte pour un billet de classe affaire ou classe premium. Cette dépense ne sera probablement pas raisonnable.
• Si la dépense est habituellement remboursée par un employeur dans un secteur semblable. Les dépenses qui sont normalement remboursées par des employeurs dans des secteurs semblables sont plus susceptibles d'être raisonnables. Par exemple, les dépenses de carburant ou de pesée sont plus susceptibles d’être raisonnables dans le secteur du transport routier.
• Si la dépense a été autorisée à l’avance par l’employeur. Cette autorisation peut être communiquée par écrit ou verbalement (y compris par message texte ou autre moyen électronique) avant que la dépense ne soit engagée. Par exemple, autoriser un employé à passer la nuit à l’hôtel avant que l’employé ne parte en voyage sera probablement considéré comme raisonnable; et 
• Si la dépense est engagée de bonne foi par l’employé. L’employé qui est honnête et qui n’a pas l’intention de tromper délibérément sera généralement considéré comme étant de bonne foi. Par exemple, si un employé choisit délibérément de réserver une suite, qui coûte plus cher que la chambre standard autorisée par l’employeur, comme la dépense n’est pas engagée de bonne foi, il est peu probable qu’elle soit remboursable.
• Si la demande comprend des documents, tels qu'un reçu ou une facture, qui indiquent que les dépenses ont été engagées. Les demandes de dépenses soumises à l'employeur avec des pièces justificatives ont plus de probabilités d'être raisonnables. Les pièces justificatives fournies à un employeur peuvent être présentées sous forme papier ou électronique. Par contre, l'absence de documentation ne signifie pas automatiquement qu'une dépense n'est pas raisonnable.

Lorsque les quatre critères énumérés plus haut sont satisfaits et que l’employeur doit rembourser la dépense, il doit le faire à l’intérieur de délais précis.

Pour les employés non syndiqués, le délai est celui précisé dans une entente écrite ou, s’il n’y a pas d’entente écrite, dans les 30 jours à compter de la date à laquelle l’employé a présenté la demande de remboursement à l'employeur.

Pour les employés syndiqués, le délai de remboursement est celui précisé dans la convention collective ou, s’il n’y a pas d’entente écrite, dans les 30 jours à compter de la date à laquelle l’employé a présenté sa demande de remboursement à l’employeur.

Remise de documents d’information sur les droits et obligations des employeurs et des employés

Le nouvel article 253.1 du Code canadien du travail (CCT) demande à l’employeur :

• De fournir à chaque employé la plus récente version des documents d’information, rendus disponibles par le ministre fédéral, sur les droits et les obligations des employeurs et des employés prévus sous le régime du CCT dans les trente premiers jours de service de l’employé et dans les trente jours suivant la mise en disponibilité d’une version à jour;
• Afficher en permanence la plus récente version des documents visés ci-devant dans des endroits facilement accessibles où les employés pourront les consulter;
• En cas de licenciement d’un employé au sens du CCT, de lui fournir au plus tard le dernier jour de son emploi, la plus récente version des documents mentionnés ci-devant qui portent sur les droits et les obligations de l’employeur et de l’employé en cas de licenciement.

Les employeurs auront 90 jours suivant la publication des documents d’information sur les droits des employeurs et employés pour se conformer à ces obligations. Ces documents sont confectionnés par le ministre fédéral. En date de la rédaction des présentes, nous n’avons pas encore répertorié la publication de ceux-ci. Sachez toutefois que cela s’en vient!

Remise d’une déclaration d’emploi

Le nouvel article 253.2 du Code canadien du travail (CCT) demande à l’employeur :

• De remettre à l’employé une déclaration d’emploi écrite indiquant les renseignements relatifs à son emploi qui sont prévus par règlement, et ce, dans les trente premiers jours de service;
• De remettre à l’employé une version à jour de la déclaration d’emploi reflétant tout changement aux renseignements contenus dans la déclaration précédente, et ce, dans les trente jours suivant le changement;
• Conserver, pendant trente-six mois après la fin de l’emploi de l’employé, une copie de la déclaration d’emploi ainsi que de toute mise à jour de celle-ci et en fournir des copies supplémentaires à l’employé qui les demande.

Sachez qu’en vertu du CCT, le gouverneur en conseil peut, par règlement, prévoir les renseignements relatifs à l’emploi qui doivent être précisés dans la déclaration d’emploi.

Le règlement en question, soit le Règlement du Canada sur les normes du travail, prévoit les précisions suivantes à son article 3.1 :

3.1 Les renseignements ci-après sont inclus dans la déclaration d’emploi remise conformément à l’article 253.2 de la Loi :

a) le nom des parties à la relation d’emploi;

b) le titre du poste de l’employé et une brève description de ses fonctions et responsabilités;

c) l’adresse du lieu de travail habituel;

d) la date du début de l’emploi;

e) la durée de l’emploi;

f) la durée de la période de probation, selon le cas;

g) des précisions concernant les compétences nécessaires pour le poste;

h) des précisions concernant toute formation requise pour le poste;

i) les heures de travail de l’employé y compris la façon de les calculer et les règles relatives aux heures supplémentaires;

j) le taux horaire ou le salaire annuel, y compris les taux des heures supplémentaires;

k) la fréquence des jours de paie et du versement de toute autre forme de rémunération;

l) les retenues obligatoires prélevées sur le salaire;

m) des renseignements sur le processus de réclamation par l’employé des indemnités de dépenses raisonnables liées au travail.

L’employeur devra se conformer à ces obligations dans les 90 jours suivant le 9 juillet 2023, soit, au plus tard, en début octobre 2023.