Politiques et règlements

I- Introduction

Les modalités de fonctionnement de Bienvenue Québec visent comme objectif de créer et de maintenir un cadre où les délégués peuvent conclure un nombre optimal de rendez-vous et de rencontres d’affaires de manière équitable et efficiente.

  • Les règles, leur application et les sanctions permettent de s'assurer que :
    • Sur un marché extrêmement compétitif où il se transige plusieurs millions de dollars, chaque compagnie est traitée équitablement et qu'aucune ne souffre de non-respect des règles;
    • Seuls ceux qui sont inscrits à Bienvenue Québec sont autorisés à être présents dans les différentes activités, fonctions sociales et sur le parquet de la Bourse.
  • Les règles régissent l’ensemble des activités qui se déroulent lors de Bienvenue Québec. Il importe que tous les participants lisent, comprennent et s'engagent à respecter les politiques contenues sur cette page.
  • La non-observation des règles est une violation du contrat en vertu duquel Bienvenue Québec a accepté d'inscrire et d'accréditer une personne. Il peut y être mis fin sans autre préavis. Dans des cas graves, les sanctions peuvent même s'appliquer aux années ultérieures.
  • Les préposés à l'accueil de Bienvenue Québec ont pour mandat d'appliquer intégralement les règles apparaissant dans ce présent document. Ils ont la formation et détiennent les pouvoirs nécessaires à cet effet.
  • En tout temps, des personnes compétentes sont capables de réagir aux plaintes de façon professionnelle et d'interpréter les règles correctement.

II - Fonctionnement de Bienvenue Québec

La Fédération des transporteurs par autobus est responsable de la gestion de Bienvenue Québec et détermine les politiques qui le régissent.

III - Marque de commerce « Bienvenue Québec »

Bienvenue Québec est une marque officielle, protégée par le droit d'auteur. L'utilisation de la marque de commerce déposée, dont le titulaire est la Fédération des transporteurs par autobus est réservée à la promotion de l'événement par ses organisateurs, et elle ne doit pas être imprimée, utilisée ou exposée sans la permission écrite expresse de la Fédération.

IV - Critères de sélection des participants et restrictions

Acheteurs

Forfait A : Acheteur avec rendez-vous préprogrammés

a) L’acheteur avec rendez-vous préprogrammés devra au préalable faire l’objet d’une approbation par la Fédération des transporteurs par autobus, et ce, en fonction des recommandations formulées par l'Alliance de l'industrie touristique du Québec, la Commission canadienne du tourisme, les organismes professionnels de tourisme, des représentants de l’industrie et des vendeurs participants à Bienvenue Québec.

b) L’acheteur avec rendez-vous préprogrammés doit développer et vendre des forfaits au Québec, incluant au minimum de l'hébergement, du transport et des activités.

c) L’acheteur avec rendez-vous préprogrammés doit avoir exploité au moins un départ de voyages de groupes ou au moins 50 jours de voyages de groupes, et ce, au Québec, durant la période de 12 mois qui précède la date de demande d’inscription de la compagnie, à moins que l’acheteur en soit à sa première participation à Bienvenue Québec.

d) Dans le cas où l’acheteur, avec rendez-vous préprogrammés, démarche la destination québécoise pour une première fois, il devra montrer une évolution significative dans les deux ans qui succèdent sa première participation à Bienvenue Québec.

e) L’acheteur avec rendez-vous préprogrammés doit détenir une couverture d'assurance de responsabilité civile publique tout risque, d'assurance responsabilité professionnelle et d'assurance erreurs et omissions auprès d'une compagnie d'assurance de bonne réputation.

f) L’acheteur avec rendez-vous préprogrammés doit se conformer à toutes les lois, à toutes les règles et à tous les règlements applicables, et doit être dûment qualifié et autorisé à faire des affaires dans chaque juridiction qui exige de telles qualifications ou autorisations.

g) L'acheteur doit déléguer un représentant décisionnel bilingue;

h) L'acheteur doit être en mesure de démontrer qu’il est prêt à conclure des contrats avec des vendeurs durant la Bourse;

i) L'acheteur doit détenir tous les permis d'exploitation appropriés.

Forfait B : Acheteur - Agence de voyages en ligne

a) L’agence de voyages en ligne devra au préalable faire l’objet d’une approbation par la Fédération des transporteurs par autobus, et ce, en fonction des recommandations formulées par l'Alliance de l'industrie touristique du Québec, la Commission canadienne du tourisme, les organismes professionnels de tourisme, des représentants de l’industrie et des vendeurs participants à Bienvenue Québec.

b) L’acheteur - Agence de voyages en ligne - doit avoir des antécédents de participation aux activités d'élaboration, de préparation, de promotion, de vente et d'exploitation de voyages pendant au moins les deux dernières années.

c) L’acheteur - Agence de voyages en ligne - doit détenir une couverture d'assurance de responsabilité civile publique tout risque, d'assurance responsabilité professionnelle et d'assurance erreurs et omissions auprès d'une compagnie d'assurance de bonne réputation.

d) L’acheteur - Agence de voyages en ligne - doit se conformer à toutes les lois, à toutes les règles et à tous les réglements applicables, et doit être dûment qualifié et autorisé à faire des affaires dans chaque juridiction qui exige de telles qualifications ou autorisations.

e) L'acheteur - Agence de voyages en ligne - doit déléguer un représentant décisionnel bilingue;

f) L'acheteur - Agence de voyages en ligne - doit être en mesure de démontrer qu’il est prêt à conclure des contrats avec des vendeurs durant la Bourse;

g) L'acheteur - Agence de voyages en ligne - doit détenir tous les permis d'exploitation appropriés.

Forfait C : Acheteur - Fonctions sociales seulement

a) L’acheteur - Fonctions sociales seulement - devra au préalable faire l’objet d’une approbation par la Fédération des transporteurs par autobus, et ce, en fonction des recommandations formulées par l'Alliance de l'industrie touristique du Québec, la Commission canadienne du tourisme, les organismes professionnels de tourisme, des représentants de l’industrie et des vendeurs participants à Bienvenue Québec.

b) L’acheteur - Fonctions sociales seulement - doit avoir des antécédents de participation aux activités d'élaboration, de préparation, de promotion, de vente et d'exploitation de voyages pendant au moins les deux dernières années.

VENDEURS

Forfait A : Vendeur 3 jours incluant 1 jour d'activités de perfectionnement et 2 jours de rendez-vous préprogrammés

a) Les types de compagnies acceptées en tant que vendeurs sont : activité agrotouristique, activité aventure, nature, plein-air, activité d'apprentissage (Learning), aquarium, auberge, casino, centre commercial, centre de santé et spa, centre de villégiature, chaîne, croisière, destination (DMO), festival, golf, hôtel, jardin, micro-brasserie, musée, parc / pourvoirie, parc d'amusement, repas champêtre, résidence de tourisme (condos, chalets, appartements), restaurant, salle de spectacle (offrant un programme régulier) service de guides, site agrotouristique et produits du terroir, site culturel, site industriel, site religieux, site sportif, station de ski, tourisme autochtone, transport (transporteurs membres de la Fédération seulement), verger, vignoble, zoo;

b) Les autocaristes, voyagistes et agences réceptives doivent être, à la fois, membres de la Fédération des transporteurs par autobus et être préalablement inscrits à titre d’acheteur à la Bourse;

c) Toute compagnie possédant des véhicules répondant à la définition de minibus énoncée à l’article 4 du Code de la sécurité routière doit être membre transporteur de la Fédération pour participer à Bienvenue Québec;

d) Toutes les compagnies qui souhaitent s’inscrire à Bienvenue Québec sous le statut de vendeur 3 jours incluant 1 jour d'activités de perfectionnement et 2 jours de rendez-vous préprogrammés doivent être membres de la Fédération des transporteurs par autobus du 1er avril 2017 au 31 mars 2018;

e) Exigence de Bienvenue Québec concernant l’adhésion en tant que membre de la Fédération des transporteurs par autobus: Afin que l’inscription à Bienvenue Québec requérant l’adhésion en tant que membre de la Fédération soit valide, l’adresse civique au dossier du membre doit correspondre à l’adresse civique de l’inscription. 

f) Le vendeur doit déléguer obligatoirement un représentant décisionnel bilingue (français et anglais);

g) Le vendeur doit être en mesure de démontrer qu’il est prêt à conclure des contrats avec des acheteurs durant la Bourse en étant capable d'offrir des tarifs contractuels au prix de gros net et de respecter ces tarifs pendant la durée de l'entente. Les produits doivent être disponibles immédiatement ou être disponibles dans des délais permettant de répondre aux besoins d'exploitation des acheteurs présents;

h) Le vendeur doit communiquer et accepter des réservations ou des demandes d’information au téléphone, par télécopieur ou par courriel;

i) Le vendeur doit mettre en place des ententes de facturation avec l'exploitant, l'agence ou le voyagiste;

j) Le vendeur doit détenir tous les permis d'exploitation appropriés.

k) Les critères «g et i» ne s’appliquent pas aux offices de commercialisation touristiques ou aux associations sectorielles.

Forfait B : Vendeur 3 jours incluant 1 jour d'activités de perfectionnement et 2 jours de rendez-vous libres

Tous les points de «Forfait A : Vendeur 3 jours incluant 1 jour d'activités de perfectionnement et 2 jours de rendez-vous préprogrammés» à l'exception du point «d» qui doit se lire comme suit:

d) Les compagnies hors Québec qui souhaitent s’inscrire à Bienvenue Québec sous le statut de vendeur 3 jours incluant 1 jour d'activités de perfectionnement et 2 jours de rendez-vous libres, doivent être membres de la Fédération des transporteurs par autobus du 1er avril 2017 au 31 mars 2018.

Forfait C : Vendeur 1 jour avec un horaire de rendez-vous préprogrammés

Tous les points de «Forfait A : Vendeur 3 jours incluant 1 jour d'activités de perfectionnement et 2 jours de rendez-vous préprogrammés» à l'exception du point «d» qui doit se lire comme suit:

d) Les compagnies hors Québec qui souhaitent s’inscrire à Bienvenue Québec sous le statut de vendeur 1 jour avec un horaire de rendez-vous préprogrammés, doivent être membres de la Fédération des transporteurs par autobus du 1er avril 2017 au 31 mars 2018.

Forfait D : Vendeur soirées officielles seulement

a) Les types de compagnies acceptées en tant que vendeurs sont : activité agrotouristique, activité aventure, nature, plein-air, activité d'apprentissage (Learning), aquarium, auberge, casino, centre commercial, centre de santé et spa, centre de villégiature, chaîne, croisière, destination (DMO), festival, golf, hôtel, jardin, micro-brasserie, musée, parc / pourvoirie, parc d'amusement, repas champêtre, résidence de tourisme (condos, chalets, appartements), restaurant, salle de spectacle (offrant un programme régulier), service de guides, site agrotouristique et produits du terroir, site culturel, site industriel, site religieux, site sportif, station de ski, tourisme autochtone, transport (transporteurs membres de la Fédération seulement), verger, vignoble, zoo;

b) Les autocaristes, voyagistes et agences réceptives doivent être, à la fois, membres de la Fédération des transporteurs par autobus et être préalablement inscrits à titre d’acheteur à la Bourse;

c) Toute compagnie possédant des véhicules répondant à la définition de minibus énoncée à l’article 4 du Code de la sécurité routière doit être membre transporteur de la Fédération pour participer à Bienvenue Québec;

d) Les compagnies hors Québec qui souhaitent s’inscrire à Bienvenue Québec sous le statut de vendeur soirées officielles seulement, doivent être membres de la Fédération des transporteurs par autobus du 1er avril 2017 au 31 mars 2018.

V - Hébergement

1.Les hôtels officiels de Bienvenue Québec répondent aux normes de qualité et de service fixées par Bienvenue Québec et sont desservis par le service de navettes de Bienvenue Québec.

2.Les hôtels officiels offrent un tarif préférentiel aux vendeurs de Bienvenue Québec et aux acheteurs durant toute la durée des activités programmées dans le cadre de Bienvenue Québec.

3.Les délégués vendeurs et acheteurs se voient attribuer une chambre en fonction de la disponibilité des chambres au moment de leur réservation.

4.La confirmation de l’hébergement est effectuée directement par l’hôtel aux délégués vendeurs et acheteurs. À ce moment, les délégués vendeurs et acheteurs doivent garantir à l’hôtel leur hébergement au moyen d’une carte de crédit et sont sujets aux politiques de réservation et d’annulation de l’hôtel.

5.Les délégués acheteurs et vendeurs doivent assumer et sont responsables de tous leurs frais accessoires (surclassement, chambre pour deux personnes, faux-frais, frais de départ anticipé ou tardif).

VI - Politique de publication des compagnies

Les vendeurs avec rendez-vous préprogrammés et les acheteurs soumettent un « profil d'entreprise », qui dresse la liste des produits ou des services qu'ils recherchent ou vendent. Bienvenue Québec attribue un numéro d'inscription à chaque compagnie et publie les numéros ainsi que les profils d'entreprises sur son site Web pour la prise de rendez-vous. 

Le Répertoire Bienvenue Québec 2017, regroupant toutes les coordonnées des compagnies vendeurs et acheteurs, est disponible pour tous les acheteurs ainsi que pour les délégués vendeurs inscrits aux forfaits A, B et C.

Bienvenue Québec ne peut garantir l'inscription dans le Répertoire Bienvenue Québec 2017 si l'information est reçue après la date limite d’inscription. 

VII - Rendez-vous préprogrammés

1.Pour chaque compagnie (acheteur ou vendeur) avec rendez-vous préprogrammés et pour chaque acheteur «Agence de voyages en ligne», le numéro attribué donne droit à un seul ensemble de rendez-vous, peu importe le nombre de représentants inscrits.

2.Pour chaque compagnie (acheteur ou vendeur) avec rendez-vous préprogrammés, le numéro attribué permet un jumelage informatique des demandes de rendez-vous. 

3.Les acheteurs «Agence de voyages en ligne» auront un horaire de rendez-vous constitué exclusivement de demandes provenant des vendeurs.

4.L'horaire prévoit 5 séances de rendez-vous préprogrammés. Pour toutes les séances de rendez-vous préprogrammés, ce sont les acheteurs qui sont assis à leur kiosque et les vendeurs «3 jours» qui se déplacent pour leur rendez-vous. 

5.Chaque rendez-vous dure huit minutes. Un timbre sonore indique le début et la fin de chaque rencontre. La rencontre est suivie d'une période d’une minute pour permettre de terminer une conversation et de se rendre à la rencontre suivante.

6.Toutes les demandes de rendez-vous doivent être soumises au moyen du formulaire de sélection de rendez-vous disponible en ligne sur le site Web de Bienvenue Québec et accessible au moyen d’un nom d’utilisateur et d’un mot de passe. 

7.Seuls les vendeurs ayant payé les frais d'inscription auront accès à la sélection des demandes de rendez-vous et seront affichés auprès des acheteurs. 

8.Les acheteurs et les vendeurs sont priés d'indiquer sur le formulaire de sélection de rendez-vous leurs préférences par ordre de priorité. 

9.Le jumelage des rendez-vous se fait selon les priorités suivantes :

a) Les acheteurs et vendeurs qui demandent réciproquement des rendez-vous constituent des paires parfaites automatiquement accordées;

b) La seconde priorité est accordée aux rendez-vous demandés par les acheteurs*;

c) La troisième priorité va aux rendez-vous demandés par les vendeurs*.

*Remarque : Il est possible que de telles demandes ne soient pas accordées lorsque les compagnies n'ont aucune période de temps libre commune. Ce genre de situation risque surtout de se produire dans le cas des compagnies qui se sont inscrites peu avant ou encore après la date limite, étant donné que les horaires des rendez-vous sont établis d'après le numéro d'inscription attribué aux compagnies.

10.Chaque délégué vendeur et acheteur avec rendez-vous préprogrammés recevra un carnet de rendez-vous officiel lorsqu'il se présentera au comptoir d'inscription.

a) Tout accompagnateur d'un délégué avec un horaire de rendez-vous préprogrammés doit partager ce même horaire avec le délégué principal. En aucun cas, il se verra attribuer des rendez-vous préprogrammés. Toutefois, il peut circuler sur le parquet de la Bourse lors du marché libre afin de solliciter des rendez-vous supplémentaires.

11.Une compagnie acheteur obtient près de 90 rendez-vous sur cinq séances de rendez-vous.

12.Tous les rendez-vous préprogrammés portés à l'horaire sont impératifs. Si un délégué devait être empêché, pour une raison ou une autre, d'aller au rendez-vous prévu à l'horaire, il est prié de compléter un avis d'annulation de rendez-vous.

13.Si un délégué ne respecte pas son rendez-vous avec vous, il est recommandé de remplir un Rapport de rendez-vous non respecté. 

L'organisation de Bienvenue Québec suggère fortement que les vendeurs soient présents pendant toute la Bourse afin de susciter des occasions d'affaires et d’échanges. En effet, il est possible de prendre d'autres rendez-vous sur les lieux de l'événement.

VIII - MATÉRIEL AUTORISÉ À REMETTRE SUR PLACE

Seule l’information contenue sur une page de format lettre peut être remise à l’acheteur lors des rendez-vous. Voir l'exemple de fiche produit dans la section «Quoi apporter».

IX - Temps libre

Le programme de rendez-vous préprogrammés accorde à chaque délégué acheteur deux pauses de huit minutes pour chaque séance de rendez-vous, soit le matin et l’après-midi, à une heure convenable.

X - Séances de marché libre

Les marchés libres permettent, aux acheteurs et aux vendeurs, de parcourir le parquet de la Bourse pour prendre des rendez-vous. Aucun rendez-vous ne sera tenu durant les séances de marché libre.

XI - Centre des messages

Le Centre des messages permet de consulter la liste à jour des vendeurs et acheteurs annulés et "no show", de vérifier les heures de rendez-vous de tous les participants et leurs disponibilités et permet de laisser un message à un participant.

Le Centre des messages est convenablement situé et est accessible au cours des heures d'ouverture du parquet de la Bourse.

Les messages doivent être inscrits sur des formulaires de messages officiels de Bienvenue Québec, insérés dans la pochette du délégué. Des formulaires supplémentaires sont disponibles au Centre des messages. Le personnel de Bienvenue Québec place les messages dans les cases correspondant au numéro d'inscription du délégué ou de la compagnie acheteur ou vendeur. Le numéro d'inscription est le même que celui qui est inscrit dans le Répertoire Bienvenue Québec 2017, ainsi que dans les Cahiers de rendez-vous.

Un messager remet aux kiosques des acheteurs les messages qui leur sont destinés et reprend ceux auxquels ils désirent répondre.

La distribution en nombre de brochures et de matériels de promotion dans les cases est interdite. Les délégués sont priés de vérifier fréquemment s'ils ont reçu des messages, étant donné qu'il n'y a pas de système de radiomessagerie à Bienvenue Québec.

XII - Insignes d’identité - cocardes

1.Les individus sont inscrits à l'avance et accrédités à l'événement comme délégués de la compagnie dont la participation à Bienvenue Québec a été approuvée.

2.Tous les délégués doivent porter à tout moment leur accréditation de Bienvenue Québec, qu'ils ne doivent transférer en aucun cas. Il est interdit de cacher son accréditation avec une carte d'affaires, une épinglette ou un autocollant, ou de la modifier pour un nom de délégué non inscrit ou de la changer de quelque façon. L'accréditation ne doit porter que le nom de la personne et de la compagnie accréditée. 

3.Seules les personnes portant un insigne d'identité sont admises aux activités et aux installations de Bienvenue Québec.

4.Un délégué inscrit peut être remplacé à titre temporaire ou permanent pendant l'événement en déposant son accréditation et en la faisant remplacer par une accréditation temporaire ou permanente. Des frais peuvent s'appliquer. Ensuite, pour récupérer l'accréditation du délégué inscrit au départ, il faudra remettre l'accréditation du substitut temporaire. Le remplaçant doit évidemment représenter la compagnie accréditée.

5.Les accréditations perdues ne peuvent être remplacées que sur dépôt d'une déclaration écrite et signée auprès de Bienvenue Québec. Si l'accréditation perdue devait refaire surface, elle doit être remise à la Fédération des transporteurs par autobus à qui elle appartient. En cas d'oubli, il faut récupérer l'accréditation oubliée pour avoir accès à Bienvenue Québec. Toute réimpression d'accréditation ou tout changement de nom sur place entraînent des frais supplémentaires de 20 $ CAN.

XIii -Fonctions sociales

1.Les droits d'accréditation des vendeurs et acheteurs donnent accès à un certain nombre de fonctions qui font partie intégrante des objectifs de sensibilisation et de commercialisation de l'événement. Tous les délégués invités à assister à ces fonctions doivent porter leur accréditation bien en vue pour y avoir accès. 

2.Les invités, conjoints, personnalités ou accompagnateurs qui ne sont pas inscrits comme délégués n'ont accès à aucune activité, quelle qu'elle soit.

3.Il est interdit d'accueillir des délégués ou de leur offrir d'autres activités, notamment par des étalages en dehors des locaux, aux mêmes heures que les activités officielles de Bienvenue Québec.