Outils de survie

Nous vous proposons quoi faire avant, pendant et après la Bourse afin de rendre profitable au maximum votre participation.

Préparation

Vous êtes inscrits à Bienvenue Québec, vous avez complété votre profil d’entreprise… et maintenant quoi!?

CARTE DU QUÉBEC: Consultez la carte à la page suivante: Carte du Québec

HÉBERGEMENT: Vous devez vous assurer d’avoir réservé votre hébergement pour l’événement (au besoin). Bienvenue Québec travaille en collaboration avec des hôtels officiels qui vous offrent des tarifs préférentiels. Vous pouvez accéder au formulaire de réservation d’hébergement via le site sécurisé de Bienvenue Québec.

ACTIVITÉS: Si vous êtes acheteur, vous avez l’opportunité de prendre part à certaines activités (ex : FamTours, tour de ville, cocktail VIP, etc.) pour lequel vous devez vous inscrire à l’avance. Les places étant limitées pour certaines de ces activités, nous vous suggérons de nous faire parvenir votre formulaire de réservation dès le mois de juillet. Pour plus d’information ou pour réserver votre place, vous pouvez consulter la page suivante : Visites et tournées.

DATES IMPORTANTES: Gardez sous la main la liste des dates importantes avant Bienvenue Québec, pour vous assurer que vous complétez toutes les étapes requises pour l’événement. Vous trouverez le tableau des «dates-clés» à la page suivante : Dates clés.

FORMATIONS: Si vous avez besoin davantage d’information (ou même seulement d’un rafraîchissement de connaissances) à propos du réseau de distribution touristique, de la sélection et préparation des rendez-vous ou même de la tarification des services touristiques, la Fédération des transporteurs par autobus vous propose une série de formations disponibles avant l’événement. Pour plus d’information, veuillez consulter la page suivante : Programme de formation en continu.

DEMANDES DE RENDEZ-VOUS: Une fois que toutes ces étapes sont complétées, vous êtes fin prêts à soumettre vos demandes de rendez-vous!* Dès le lundi 21 août 2017, si vous êtes un acheteur vous aurez accès à la liste et aux profils des vendeurs, et vice versa. Dans le site sécurisé, on vous demandera de placer en ordre de priorité les compagnies que vous souhaitez rencontrer. Il est crucial de bien étudier les profils d’entreprises des participants avant de faire vos choix, pour vous assurer que les services qu’ils proposent correspondent à vos objectifs. Une fois votre sélection faite, vous aurez jusqu’au vendredi 15 septembre pour réviser vos choix et aller voir s’il y a eu des ajouts ou des annulations de participants. Votre horaire final de rendez-vous sera disponible le mardi 10 octobre.

Nous vous suggérons de préparer des feuilles de rencontre pré-complétées pour apporter durant vos rendez-vous de Bienvenue Québec, en y insérant, entre autres, le nom de la compagnie avec laquelle vous avez rendez-vous, le nom du délégué, quelques lignes pour prendre des notes et toute autre information pertinente que vous ne souhaitez ne pas oublier pour cette rencontre.

VOTRE FORFAIT: Il est également important de réviser les inclusions du forfait que vous avez sélectionné, pour savoir à quoi vous avez accès durant l’événement. Par exemple, un vendeur Forfait C (1 jour) n’a pas accès au parquet de bourse, aux repas, ni aux fonctions sociales les 24 et 25 octobre.

PROGRAMME: Enfin, il peut s’avérer utile de bien connaître la programmation de l’événement avant votre arrivée, en consultant la page suivante : Programme officiel.

À noter : Les forfaits B (acheteurs et vendeurs) ne peuvent pas demander de rendez-vous via le système informatisé.

Consultez la section : ‘’Quoi emporter à la Bourse?’’

Pendant

INSCRIPTION

Dès votre arrivée au Sheraton Laval, dirigez-vous vers l'inscription de Bienvenue Québec. Vous obtiendrez votre accréditation ainsi qu'une pochette comprenant votre cahier des rendez-vous et des informations supplémentaires sur l'événement.

Vous devez porter votre accréditation EN TOUT TEMPS. Personne n'aura accès à la Bourse ou aux activités entourant Bienvenue Québec sans son accréditation. La couleur de votre cocarde est déterminée selon votre rôle à Bienvenue Québec (vendeurs, acheteurs, etc.)

Les accréditations perdues ne peuvent être remplacées que sur dépôt d'une déclaration écrite et signée auprès de Bienvenue Québec.

PÉRIODES SANS RENDEZ-VOUS
  • Il y a deux types de périodes sans rendez-vous : les plages «Ouvert» et les plages «Rendez-vous libre»:

    • Les plages «Ouvert» sont des plages horaires pour lesquelles aucun rendez-vous n’a été accordé lors de l’appariement informatique.

    • Les plages de « Rendez-vous libre » ont été incluses à l’horaire des acheteurs et des vendeurs, et ce, simultanément. Ces neuf plages vous permettent d’obtenir plus de rendez-vous sur place avec les acheteurs ou les vendeurs.

  • Optimisez vos périodes sans rendez-vous en planifiant des rendez-vous additionnels ou, pour les vendeurs, en élargissant votre réseau de contacts au salon des délégués. Pour obtenir de nouveaux rendez-vous :
    • Étudiez les descriptions des entreprises susceptibles de développer des affaires avec vous via Internet sur votre appareil mobile (en vous référant à vos critères de sélection).

    • Consultez, via notre site web sécurisé, l’horaire des rendez-vous des compagnies qui vous intéressent afin de vérifier leurs disponibilités. Prenez note que certaines compagnies ont ajouté manuellement des rendez-vous à leur horaire. Ces ajouts manuels n’apparaissent pas dans les horaires en ligne.

    • Apprenez à visualiser rapidement les plages libres de votre horaire en vue d'approcher un nouvel acheteur durant le marché libre.

    • Pratiquez votre approche afin de prendre moins de 30 secondes lors d'un marché libre pour planifier un rendez-vous avec l'acheteur, échanger votre carte d'affaires ou votre profil d'entreprise et vous diriger vers un autre client potentiel.

SERVICES SUR PLACE

Si vous êtes un nouveau délégué, veuillez consulter la page suivante : Activités pour les nouveaux délégués.

  • SECRÉTARIAT
    Le secrétariat est l'endroit pour obtenir des informations sur votre inscriptions ou en cas de perte de biens. 
  • CENTRE DE MASSAGE (offert aux acheteurs seulement)
    Un moment de détente offert par le Groupe Tidan où vous pouvez prendre un rendez-vous pour un massage! Il est possible de faire une réservation pour un massage lors de la période de sélection des rendez-vous (un massage bloquera 2 plages de rendez-vous consécutives) ou vous pouvez également prendre un rendez-vous sur place en vous présentant au comptoir Tidan, selon les disponibilités du massothérapeute.
  • CENTRE DES MESSAGES
    Vous pouvez laisser un message à un autre participant à cet endroit. Chaque délégué a un casier qui lui est réservé en fonction de son numéro de participant afin de recevoir tout courrier provenant des autres délégués. Les personnes responsables du Centre des messages se chargeront de distribuer le courrier des participants qui doivent rester assis à leur kiosque et qui n’ont pas l’opportunité de se lever régulièrement.

    Par contre, nous vous suggérons fortement d'utiliser le système d'envoi de messages sur notre site sécurisé.  Les messages via notre site sécurisé sont directement envoyés à l'adresse courriel du client.
  • SERVICE DE NAVETTES
    Ce service relie le Sheraton Laval avec les hôtels officiels.  Le 22 octobre en après-midi et le 23 octobre, le service se fait en continu.  Les 24 et 25 octobre, le service se fait le matin jusqu’à 10h et l’après-midi à partir de 14h30.

    Des navettes seront également offertes pour relier les hôtels officiels avec les endroits où auront lieu les fonctions sociales en soirée.

    L’horaire des navettes sera affiché quotidiennement, sur un chevalet, à l’entrée des hôtels officiels et du Sheraton Laval.

APRÈS

FAITES VOS SUIVIS!!!

Il est important pour les vendeurs de faire un suivi au retour de l’événement avec les acheteurs qu’ils ont rencontrés. Le suivi doit se faire selon ce qui a été entendu avec l’acheteur (ex : certains vous diront qu’ils ont besoin de l’information le printemps suivant). Si l’acheteur ne vous a pas mentionné à quel moment il souhaite recevoir votre information, il est suggéré d’effectuer un suivi entre 1 et 2 semaines au retour de Bienvenue Québec.