Glossaire

Tous les mots définis dans ce glossaire ont été choisis en fonction de leur utilité et de leur utilisation avant, pendant et après Bienvenue Québec.

Accréditation - Une accréditation est une cocarde que chaque délégué doit absolument porter pour avoir accès aux activités de Bienvenue Québec.Chaque type de délégués a sa propre couleur de cocarde qui détermine l'accès aux activités auxquelles il est inscrit.

Accompagnateur - L'accompagnateur est un participant qui partage l'horaire de rendez-vous du délégué principal. Dans aucune situation, il se verra attribuer des rendez-vous préprogrammés. Il a toutefois accès aux formations, aux repas et aux fonctions sociales, tout dépendant du type de forfait qu’il a sélectionné.

Acheteur - Les acheteurs sont des organisateurs professionnels de voyages de groupe, plus précisément des agences réceptives, des voyagistes et des autocaristes.

Agence Réceptive - Organisation ou entreprise qui voit à la coordination de services tels que l'hébergement, les visites, les transferts, les restaurants, les guides et autres services connexes, excluant le transport du point d'origine au point de destination. Elle sert généralement de représentant local pour des voyagistes dont les bureaux sont situés en région éloignée, ex. ceux de l'Ouest canadien, des États-Unis, de l'Europe et de l'Asie.Elle a pour rôle de veiller au bon déroulement des prestations terrestres (services au sol).

Agence de voyage - Entreprise qui détient un permis d’opération émis par l'Office de la protection du consommateur (OPC) en vertu de la Loi des agents de voyages et qui souscrit également à un cautionnement individuel et collectif.

Elle donne de l'information, effectue des réservations pour différents produits touristiques et émet des titres de transport (billets d'avion, etc.).Son réseau de distribution est important puisqu'il touche toutes les clientèles: âge d'or, familles, individus, gens d'affaires, groupes de toutes sortes. Elle peut également consacrer une partie de ses activités au marché réceptif.

Autocariste – Entrepreneur ou entreprise de transport par autocar.

Avis d'annulation - Formulaire servant à informer un participant de l'annulation d'un rendez-vous. Quelques copies de ce formulaire se retrouvent dans la pochette de chaque participant et des copies supplémentaires sont disponibles au Centre des messages.

Cahier des rendez-vous - Cahier dans lequel vous retrouvez votre horaire de rendez-vous ainsi que plusieurs informations additionnelles sur l'événement. Ce cahier se trouve dans la pochette qui vous est remise lors de votre inscription sur les lieux de l'événement.

Centre des messages - Voir «Services sur place»

Circuit - Tour dont le point de départ et le point d'arrivée se trouvent dans la même région géographique.

Départ garanti – Désigne les circuits ou voyages pour lesquels un minimum de participants n’est pas nécessaire. Le vendeur du voyage doit donc assurer le départ sous peine de devoir indemniser le voyageur s’il ne respecte pas ses engagements.

Délégué – Tout participant (acheteur ou vendeur) possédant son propre carnet de rendez-vous d’affaires. Il a accès aux conférences, repas et fonctions sociales, selon le forfait qu’il a sélectionné.

DMO (Destination Marketing Organization ou Officer) - Terme de l'industrie désignant une Association touristique régionale et/ou un Office du tourisme. Il s'agit de l'acronyme anglais pour désigner les organismes de gestion de destination.

DMC (Destination Management Company) - Ce sont des agences soit réceptives, soit commerciales, qui commercialisent une destination tout en vendant ses produits touristiques. Il s'agit de l'acronyme anglais pour désigner les organismes de commercialisation de destination.

Encan Silencieux - Tout vendeur participant à Bienvenue Québec est invité à faire don de produits, services ou forfaits qui seront mis à l'encan auprès de tous les participants de l'événement. Les prix offerts peuvent être des forfaits-vacances, des voyages, de l'hébergement, des billets d'entrée à une attraction touristique pour un voyage en groupe, des excursions, etc., au gré des possibilités de votre entreprise. La valeur minimale des prix mis à l'encan silencieux est de 50,00 $.

First Timer - First Timer est un terme spécifique à Bienvenue Québec pour désigner la première participation d'un délégué à la Bourse.

F.I.T. (Foreign Independent Traveler) - Personne qui achète un forfait voyage incluant certains éléments de prestations tels que l'hébergement, le transport, un tour de ville ou le restaurant. Ce type de voyageur veut un circuit organisé mais veut être libre de le faire par lui-même sans faire partie d'un groupe.

Follow-up - Terme de l'industrie se rapportant au suivi. Concrètement c'est le matériel promotionnel que le vendeur fera parvenir par courriel, poste ou autre à un acheteur après l’événement.

Forfait - Un voyage coordonné et exécuté par un autocariste ou voyagiste. Un forfait se compose d'éléments comprenant le service de transport, les visites / services de guides, les attraits, le magasinage, les repas, les divertissements et l'hébergement ou toute combinaison de ces éléments. Le forfaitiste est un individu, organisation ou entreprise qui coordonne et commercialise des forfaits sur mesure, qui établit les procédures et les paramètres des forfaits, et qui est responsable du bon fonctionnement des ententes entre les fournisseurs.

Fournisseur de service - Entreprise offrant un service ou un produit du forfait. Les fournisseurs de service acceptés à Bienvenue Québec sont : activité agrotouristique, activité aventure, nature, plein-air, activité d'apprentissage (Learning), aquarium, auberge, casino, centre commercial, centre de santé et spa, centre de villégiature, chaîne, croisière, destination (DMO), festival, golf, hôtel, jardin, micro-brasserie, musée, parc/pourvoirie, parc d'amusement, repas champêtre, résidence de tourisme (condos, chalets, appartements), restaurant, service de guides, site agrotouristique et produits du terroir, site culturel, site industriel, site religieux, site sportif, spectacle, station de ski, tourisme autochtone, transport (transporteurs membres de la Fédération des transporteurs par autobus seulement), verger, vignoble, zoo;

Grossiste - On entend également le terme grossiste, que l'on mêle souvent avec le terme voyagiste, tour opérateur, ou T.O.On utilise le mot grossiste lorsque les forfaits sont distribués aux agences de voyages ou à d'autres réseaux de distribution. Le grossiste est donc le distributeur, soit l'intermédiaire entre le fabricant de forfaits et l'agence détaillante. Il vend des produits préfabriqués à des agences de voyages, sans prendre de responsabilités en ce qui concerne le transport aérien, alors que le voyagiste intègre les différents services et produits touristiques dans un ensemble qu'il fabrique lui-même.

Guide-accompagnateur – Un employé ou un contractuel représentant qui accompagne et assiste les voyageurs tout au long de leur voyage. Il s'assure du bon déroulement du circuit et que toutes les prestations réservées soient conformes pour la réalisation de l'itinéraire.

Itinéraire – Horaire détaillé comprenant les activités, les heures, les endroits et toute autre information pertinente au bon fonctionnement du circuit.

Marché libre - Périodes durant lesquelles les vendeurs ou les acheteurs se déplacent sur le parquet de la Bourse pour échanger leurs profils d'entreprise, cartes d'affaires, planifier un rendez-vous ou tout simplement pour annuler un rendez-vous.

No show - Terme de l'industrie désignant une compagnie qui ne se présente pas sur les lieux de l'événement.

Parquet de la Bourse - Endroit où a lieu les rendez-vous entre les vendeurs et les acheteurs. L'accès au parquet de la bourse est limité aux individus inscrits à l'évènement.

Période de modification des rendez-vous – La période de modification des rendez-vous a lieu quelques jours après que les horaires préliminaires soient disponibles. Seuls les acheteurs peuvent modifier leur horaire préliminaire de rendez-vous. Cette période dure environ 5 jours.

Petit déjeuner des acheteurs - Ces petits déjeuners sont réservés exclusivement aux acheteurs.

Programme officiel - C'est l'horaire officiel des activités de Bienvenue Québec. Sur ce programme, on retrouve les heures d'ouverture, l'horaire des navettes et des activités sociales, etc.

Réceptif - Organisation ou entreprise qui voit à la coordination de services tels que l'hébergement, les visites, les transferts, les restaurants, les guides et autres services connexes, excluant le transport du point d'origine au point de destination. Elle sert généralement de représentant local pour des voyagistes dont les bureaux sont situés en région éloignée, ex. ceux de l'Ouest canadien, des États-Unis, de l'Europe et de l'Asie.Elle a pour rôle de veiller au bon déroulement des prestations terrestres (services au sol).

Rendez-vous - Chaque compagnie inscrite à titre de vendeur ou acheteur (à l’exception des compagnies inscrites aux fonctions sociales seulement) se voit attribuer un numéro et un horaire de rendez-vous. L'horaire prévoit 5 séances de rendez-vous.

Pour les séances #1 à #5, ce sont les acheteurs qui sont assis à leur kiosque et les vendeurs se déplacent pour leurs rendez-vous.

Chaque rendez-vous dure huit minutes. Un timbre sonore indique le début et la fin de chaque rencontre. La rencontre est suivie d'une période d’une minute pour permettre de terminer une conversation et de se rendre à la rencontre suivante.

Plus de 9000 rendez-vous sont ainsi accordés.

Rendez-vous non respecté - Chaque participant doit obligatoirement compléter le formulaire « Rapport de rendez-vous non respecté » si un rendez-vous est non respecté. Quelques copies de ce formulaire se retrouvent dans la pochette de chaque participant et des copies supplémentaires sont disponibles au Centre des messages.

Réseau de distribution - Ensemble des acteurs distributeurs permettant d’acheminer les prestations touristiques du producteur aux consommateurs. Le réseau de distribution touristique comporte les acteurs suivants : fournisseurs, grossistes, réceptifs, voyagistes, agences de voyage, agences de voyage en ligne et consommateurs.

Salon des délégués - Lieu adjacent au parquet de la bourse permettant aux délégués de se reposer entre deux rencontres. On retrouve également à cet endroit des kiosques des partenaires de Bienvenue Québec, le kiosque de l'Encan Silencieux ainsi que le Centre des messages et le Centre Internet.

Sélection des rendez-vous – Tous les acheteurs (Forfait A) et vendeurs (Forfaits A et C) peuvent demander des rendez-vous. Celles-ci doivent être soumises au moyen du formulaire de sélection de rendez-vous disponible en ligne sur le site Web de Bienvenue Québec et accessible au moyen d’un nom d’utilisateur et d’un mot de passe. La période de sélection des rendez-vous a lieu de la fin août à la mi-septembre.

Service des navettes - Tout au long de Bienvenue Québec, un service de navettes est offert pour transporter les participants de l'événement. Le service relie les hôtels officiels, le Centre de congrès et les lieux où se tiennent les fonctions sociales.

Tour de ville - Petite excursion touristique en autocar (ou tout autre mode de transport) durant laquelle un guide touristique raconte des anecdotes, tout en fournissant des informations touristiques sur la région, les sites et les attractions. La durée peut varier d’une heure à une demi-journée.

Tournée de familiarisation - Cette excursion touristique commanditée par des fournisseurs de produits et services de l'industrie a pour but de faire découvrir, connaître et promouvoir la région en plus de créer des opportunités d'affaires auprès des voyagistes et agents de voyages.

Tours sur mesure – voyage bâti de A à Z selon les demandes du client.

Types de rendez-vous - Il y a trois types de rendez-vous possibles à Bienvenue Québec.

P – Appariement parfait : les acheteurs et vendeurs se sont mutuellement demandés. Il s'agit évidemment de la première priorité qui est accordée.

B - Demande provenant de l'acheteur. C'est la deuxième priorité de rendez-vous qui est accordée.

S - Demande provenant du vendeur. C'est la troisième priorité de rendez-vous qui est accordée.

Vendeur – voir la définition de fournisseurs de service.

Voyage de motivation - Voyage offert aux employés dans le but précis de les remercier pour leur productivité ou leurs ventes. L'employeur désire également augmenter la motivation des employés par le biais d'un forfait voyage en récompense.

Voyagiste - Organisation ou entreprise qui crée et/ou commercialise des voyages à forfait et/ou fournit des services de voyages et/ou sous-contracte avec des fournisseurs. Le voyagiste négocie ses tarifs avec des fournisseurs de produits touristiques ou avec des agences réceptives. La vente des forfaits s'effectue par l'entremise d'agences de voyages.

Un voyagiste québécois doit détenir un permis d'opération et souscrire à un cautionnement en vertu de la Loi sur les agents de voyages. Il représente un réseau de distribution important puisqu'il diffuse son produit sur de nombreux marchés locaux, nationaux et internationaux.